【Outlook】会議招集の内容を変更しても参加者に通知されない

IT

Outlookの会議招集にて、「そこは常識的におかしな動作でしょ」系の問い合わせがあったので紹介します。会議内容の変更が参加者に通知されないという動作です。

回避策はありますが、今後改善してもらえると良いですね。

お問い合わせ内容

利用者
利用者

会議招集をした後、会議資料を添付し忘れたから再送したのよ。
でも会議参加者に変更通知が届かなくて、気づいてもらえなかったんですよ。

私の努力は無駄だったの?

我

確認いたします。

(ええっ、そんな動作になるのか・・)

問い合わせの詳細

Outlookで会議招集をすると、参加者に「承諾」「辞退」など選ぶメールが届きます。
「承諾」すると予定表に予定が入ります。

そして、届いた会議招集メールは役目を終えて「削除済みアイテム」に移動します。

問題はここからです。

その後、会議の主催者が会議内容を修正(添付ファイルを追加、議題を追記など)して、会議招集を通知したとしても、参加者に通知されません。

参加者へ
 通知されない

正確に言うと、参加者に通知メールは届きますが、届いた瞬間に「削除済みアイテム」に移動します。

予定表には変更内容がちゃんと反映されているのですが、参加者が変更通知に気づかないのは致命的ですね。

原因:Outlookの仕様動作、設定変更はできる

この動作はOutlookの仕様動作のようです。

「会議の時間」や「場所」の変更であれば、参加者へ通知された際にゴミ箱に行くことはありません。
「本文」や「添付ファイル」の変更だけ、なぜかいきなりゴミ箱に捨てられます。

Exchange管理者側で設定を変更すれば、設定変更は可能

Set-OrganizationConfigコマンドを実行すれば、「本文」や「添付ファイル」が変更された場合も通知がいきなりゴミ箱に行かないように設定を変更できます。

具体的なコマンドはこちらです。

Set-OrganizationConfig -VisibleMeetingUpdateProperties AllProperties

※以下のDocument参照

Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell)
You need to be assigned permissions before you can run this cmdlet. Although this topic lists all parameters for the cmdlet, you may not have access to some par...

こんな項目があることすら知らなかったですよ。

まとめ

1.Outlookの会議招集を参加者が承諾後、会議内容(本文、添付)を変更しても参加者に通知されないというのが標準動作のようです。

2.管理者側で設定を変更することができます。

3.思いやりの精神をもって、この標準仕様が変更されることを願っています。

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