【Microsoft Outlook】メール宛先にグループを使う時のハマり話

今回は Microsoft Outlook に関するハマり話をご紹介します。

私の会社では社員はOutlookを使って電子メールのやり取りをしています。
社員のメールアドレスは社内アドレス帳に登録されていて、Outlookの宛先として使われています。

Outlookシステムや社内アドレス帳の管理はIT部門が行っており、私の仕事の一つです。

ある日、Outlookでメール宛先をグループで指定する際にうまくいかないと問い合わせを受けた時の話です。

お問い合わせ内容

問い合わせの詳細

社内アドレス帳の登録状況

社内アドレス帳には、社員のメールアドレスがユーザという単位で登録されています。さらに、複数のユーザをグループにまとめて登録もしています。

【社内アドレス帳の登録例】

区分	アドレス	説明
ユーザ	Asan@mosomoso-history.com	社員Aのアドレス
ユーザ	Bsan@mosomoso-history.com	社員Bのアドレス
ユーザ	Csan@mosomoso-history.com	社員Cのアドレス
グループ	Nazo-Group@mosomoso-history.com	社員A、社員B、社員Cを含む

Outlookで宛先にグループを指定すると社員Cが出てこない

Outlookで宛先にグループを指定してメールを送るということをしている部署からの問い合わせでした。

宛先にグループ（Nazo-Group@mosomoso-history.com）を指定しても、そのグループ内に含まれているはずの社員Cが含まれていないという問い合わせでした。

グループにユーザを登録した担当者に確認し、作業履歴などを色々と調査したが特に異常は発生しておらず。原因不明でした。

しかし、確かにOutlookで見るとグループ内にユーザが表示されていない…。
どういうことだ？？

原因：登録されているユーザが非表示になっていただけ

結論から言うと、不具合や登録作業ミスではなく、社内アドレス帳に登録した社員の情報が”非表示”になっていただけでした。

社内アドレス帳に登録するユーザは”非表示”にすることができ、するとOutlookなどからは見えなくなります。今回のケースだと社員Cというユーザが見えなくなっていました。

経緯を確認すると、社員Cは着任前の新入社員であり、来週までアドレス帳から非表示にすることになっていました。

仕組みを紐解くと、

Outlookで宛先を指定した際に、グループ内に非表示のユーザが含まれていて見えないとしても、メールを送るとちゃんと非表示ユーザにもメールは届きます。

※ただし、宛先に指定したグループを [+]ボタンで展開した場合は、展開した際に表示された宛先にしか届きません。注意です。

教訓

アドレス帳の”非表示”仕様を理解しよう

アドレス帳に登録したグループ内に非表示のユーザが含まれている場合は、そのユーザは見えません。
　※非表示ユーザは見えないけどちゃんとグループに含まれています

この仕組みを理解していれば、お問い合わせにも迅速に対応できたでしょう。

登録担当者の連携を密にしよう

「ユーザを登録」と「グループ登録」の作業担当者が別でした。グループの登録担当者だけで悩まずに、ユーザの登録担当者にも早めに相談した方が良いです。
　※問い合わせに関する迅速な担当者間の連携は大事です

あるべき姿としては、担当者は同じ方が望ましいでしょう。
改善しよう…

（参考）グループ内の非表示ユーザに関する類似ケース

アドレス帳に登録されているユーザには、非表示という制御以外にも、アクセス権という制御も存在します。

Outlookを使う人が、アドレス帳に登録されているユーザを見るためのアクセス権がない場合は、今回と同様の動作になります。

合わせて覚えておくと良いですね。