【Outlook】メールの配信タイミング機能を活用、相手への思いやり

IT

皆さん、メールを作成しておいてちょっと時間をずらして送りたいことありますよね。

そんな時に活用できる機能として、Outlookには「配信タイミング」を指定することができます。

積極的に使っていなかったのですが、まあまあ活用機会があるので紹介します。

Outlookの「配信タイミング」機能とは

設定した日時にメールを送信するよう制御する機能です。

事前にメールを作成しておいて、設定した日時が到来したタイミングでメールが送信されます。

メール メッセージの送信を延期または予定する
メッセージを作成して、後で送信されるようにスケジュールします。

※注意点
 最大の注意点は、Outlookクライアントを起動していなければ、設定した日時にメールが送信されません。日勤時間中にメールを作っておいて、勤務時間外の夜中にメールを送るということはできなくなっています。

Outlookメールの「配信タイミング」の設定方法と動作確認

実際にどのような動作になるか確認してみました。

1.Outlookの配信オプションにて、メールを送りたい日時を指定してから、メールを送信します。

14:10に送ろう。

2.するとすぐにメールは送信されず、指定した時間にメールが送信されます。

14:10に届いた。

Outlookクライアントを閉じていた場合

Outlookの機能で特定の日時にメールを送信するものなので、Outlookを閉じていた場合は機能しません。

ただし、親切に警告を出してくれるのでこれで気づくでしょう。

うむ、承知。

私が考えるこの機能の活用目的

重いや…
 (いや言うまい)

「メール受信者への思いやり。」です。

残業や休日出勤などで仕事をバリバリこなして、クライアントに「ターンっ!」とメールを送信して、「終わったった!」としている人はいないでしょうか?

メールを受信する側からすると、どう感じるでしょう?

こんな遅くまで頑張って対応してくれているだ、なんか申し訳ないわね。

俺頑張ってるアピール? 私への当てつけってことかしら。

あまり良いイメージを与えないかもしれません。

そこで、メールの配信タイミングを営業日の朝一番などにしておくとよいでしょう。
出勤してOutlookクライアントを起動したタイミングで、バリバリ残業して作成したメールもあたかも朝一に作ったように相手に届きます。

ネットで見かける活用方法(お祝いメール)

他の人の活用方法を見てみると、誕生日のお祝いメールなどを送信忘れがないようにするらしいですね。

私は学生時代以来、誕生日お祝いメールは送らなくなりました…。送っている人は送っているのでしょうか?

この辺りは、あえてOutlookを使わずに、グリーティングサービス(色々あるはず)を使うのはいかがでしょう。

まとめ

1.Outlookメールの送信タイミング機能は、Outlookクライアントが起動しているタイミングでないとメールは送信できませんが、普通に使えると思います。

2.活用目的は、メールを受け取る相手への思いやりだと私は考えました。

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