【Microsoft Outlook】優先受信トレイの罠、それは重要なメールやねん。

IT

Outlookメールを何気なく使っていると、優先受信トレイというのは特に意識していない可能性があります。私がそうでした。

メールボックス内を見やすくしてくれる便利な機能ですが、これが悪さをすることもあるというお話です。

Outlookの優先受信トレイとは

優先受信トレイとは、Outlookの受信トレイを「優先」と「その他」に分けて、重要なメールは「優先」に、それ以外のメールは「その他」に自動的で振り分ける機能です。

機械学習の仕組みを使っているようで、メールマガジンなどの自動通知メールは自動的「その他」タブに振り分けてくれるので重宝しています。

Outlook の優先受信トレイ
優先受信トレイを有効にして、優先フォルダーとその他のフォルダーの間でアイテムを移動します。Outlook 2016、Outlook on the web、Outlook.com、Hotmail.com、Windows 10 のメール/カレンダー、Outlook 2016 for Mac について説明します。

優先受信トレイが不振な動き

ある日、いつも来るはずのメール(システムの監視メール)が来ませんでした。

不審に思い調べたところ、Outlookの受信トレイの「その他」側に分類されていました。

システム監視メールは重要なメールなので基本的に読んでいるのですが、なぜか「その他」に分類されてしまっています。

重要なメールが意図せず「その他」に分類されるのは困りますね。。

原因はメールの削除、削除を不要メールと学習するロジック

よくよく考えてみると、システム監視メールは毎日一定量届くため、一読した後はごみ箱に捨てていました。

この「ごみ箱に捨てる」というアクションが、該当メールを「重要なメールではない」と学習して、「その他」フォルダに分類するようになったようです。

重要なメールが「その他」に振り分けられないためには

以下のいずれかの方法で対処する他なさそうです。

「その他」に振り分けられたメールを再学習させる

「その他」に振り分けられたメールを右クリックして「優先受信トレイに移動」を選択することで、「優先」に振り分けられるように再学習させることができます。

再学習させた後、またごみ箱に捨てた場合はどうなるのでしょうか?
経過を見ていることろです。今のところ「その他」に振り分けられていませんので再学習した後は問題なさそうです。

優先受信トレイの機能を無効にする

便利な機能ですが意図しない動作をするなら無効にしましょう。

根本解決ではない気がしますが・・・

メールをごみ箱に捨てない

そもそも、受信したメールをゴミ箱に捨てなければよいのです。

システム監視メールなどは読んだ後は、別のフォルダに移動しておけば良いという考えもあります。面倒くさいですが。

まとめ

1.優先受信フォルダの機能は便利だが、意図せぬ動作には注意が必要です。

2.意図せぬ動作(重要なメールがその他に振り分け)が発生した場合は、振り分けを再学習させるなど対応を行いましょう。

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