【Microsoft Outlook】差出人を固定したいという要望

利用者からの要望は様々です。
できること、できないことを明確に回答しサービスレベルを上げたいものです。

今回は、Outlookでメールを送信するときの差出人を固定したいという問い合わせ事例を紹介します。

お問い合わせ内容

問い合わせの詳細

Microsoft Outlookでは、メールを送信する時の差出人を選ぶ機能があります。
共有メールボックスなど自分以外のアカウントをOutlookに追加している時には、差出人を変えたいはずなので当然あるべき機能です。

今回のお問い合わせは、差出人を選べなくしてほしいというご要望でした。
確かに、社長の名前で間違ってメールを送ってしまうと大ごとですからね。

しかし、差出人リストから選べなくすることってできるのでしょうか？

結論：できない、代替策はあり

こういったお問い合わせがあった際は、「過去の問い合わせ検索」、「Web検索などして調査」するのですが、それでもわからない場合は直接 Microsoftに問い合わせ※要契約 をしています。

Microsoftへ直接問い合わせ

Web検索などで調査したけど分からなかったので問い合わせてみました。

結果：差出人を選べなくすることはできない

誠に恐れ入りますが、複数のアカウントを設定しているプロファイルで、メール作成時に差出人の変更をできないように制御する方法はございませんでした。何卒ご了承いただけますようお願いいたします。

代替策あり

以下の代替策も提示がありました。

条件付きだが、代替策あり。

Outlook オプションの [新しいメッセージを作成するときはいつも既定のアカウントを使う] 設定を有効にすることで、新規メール作成時に設定される差出人を開いているメールボックスに関わらず、既定のアカウントに設定することが可能でございます。なお、本設定は新規メール作成時のみ有効な設定であり、返信/転送メール作成時に対しては制御できないことをご留意ください。

なるほど、以下のような設定を行うことで差出人を間違うことはだいぶ減りそうですね。

しかし、なぜか新規作成時のみ。返信や転送時には効かないらしい。
用途を考えると理にかなってるかもしれないが、選択肢を増やしても良いと思いました。

まとめ

知らなかったことは覚えて今後に生かしていきたいですね。

１．Outlookで差出人を選ぶ仕組みを覚えておきましょう

２．Outlookに追加したアカウントを差出人リストから消すことはできません

３．Outlookオプションで差出人を既定アカウントに固定することも可能です
　　（ただし、新規メール作成時のみ有効）