【Outlook】毎日のブリーフィング【意外とありがたい】

IT

Outlookメールを使っているのですが、最近になってVivaインサイトの関連で「毎日のブリーフィング」というメールが届くようになりました。

Vivaインサイトといえば、以前なぞのアイコン増殖で不信感しかないのですが、今回紹介するやつは結構べんりだったりします。

お問い合わせ内容

利用者
利用者

最近になって「毎日のブリーフィング」とかいうメールが届くようになったね。

我

そのようですね。

(またクレームかなぁ・・)

利用者
利用者

これ、ええやん。

我

!?

(なんですと!)

問い合わせの詳細

2022年3月末頃から、Microsoft Vivaから「毎日のブリーフィング」というメールが届くようになったという問い合わせでした。

以下のような案内がまず届いて、その後日から毎日メールが届くようになりました。

詳細は、以下マイクロソフトのページをどうぞ。

ブリーフィング メールの概要
ブリーフィングメールと、それを使用して作業日に役立つ方法について

色々なお知らせが届くようですが、今回は私が便利だとおもった機能を紹介します。

これは便利! 自分が発信したメールからタスクをリマインド

個人的に一番便利だと感じた機能は、自分が発信したメールの内容からタスクと思われる内容を自動で抽出してリマインドしてくれる機能です。

メールのやり取りで「●●します。」という文言をシステムが自動で拾ってきて、「あんた、このような発言してたけど、本当に完了しているかい?」とリマインドしてくれます。

完了していれば「完了」にし、まだの場合は「リマインダー」を設定できます。

メールで「やる」と返信していたけど忘れてしまっていた、ということがありますが、それを気づかせてくれる素晴らしい機能ですね。

少し残念な部分あり 「●●します」を全部拾ってくる

リマインダーとして非常に便利な毎日のブリーフィング機能ですが、少し残念なところがあります。

「●●します」というような言葉はすべてタスクだと認識しているようです。

例えば以下です。

「△△に確認します」とか「××に連絡します」というように、目的語(誰に)という文言であれば、リマインドされるのは良いフォローだと思います。

しかし、「議事録を送付いたします」とか「結果を報告します」といったメールの相手への連絡ですでにタスクとして完結しているものは不要なフォローです。

これがもう一歩踏み込んで、後日、議事録を送付いたします」とか今週中に結果を報告します」とか副詞(いつ)が付いていればよいフォローなんですがね。

こういった細かな部分がまだ残念な点ですね。

問い合わせが少ないのは便利だから?

ほめるの
 下手やねん。

「残念な点」とかディスっておいて何ですが、「毎日のブリーフィング」は便利な機能です。

その証拠にこれに関するお問い合わせはほとんどありません。

新たな謎機能が追加されると、そのたびに問い合わせが何件も来るものですが、今回は来ないのです。

つまり、利用者は便利に利用している。
(便利なことは問い合わせしない、褒めないのが利用者です)

まとめ

1.「毎日のブリーフィング」というメールが届くようになりました。

2.リマインド機能が結構便利で重宝しています。

3.まだリマインド機能は機械的な部分があるので、そこを改善してもらえるとより満足度が上がると思います。期待しています。

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